Datenschutz-Informationen für Geschäftspartner (Kunden, Lieferanten, Partner)

Zwischen Ihnen und Robotron besteht eine Geschäftsbeziehung, entweder als Kunde bzw. als Dienstleister/Lieferant von Robotron.

Mit den folgenden Informationen geben wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch Robotron und Ihre gesetzlichen Rechte. Robotron ist zur Bereitstellung dieser Informationen gesetzlich verpflichtet (Art. 13, 14 Datenschutz-Grundverordnung – DSGVO).

Wir bitten Sie, diese Informationen Ihren von der Verarbeitung 
der personenbezogenen Daten betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen.

Bitte scrollen Sie nach unten für die Informationen in deutscher Sprache.

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Data Protection Information for Business Partners (Customers, Suppliers, Partners)

There is a business relationship in place between you and Robotron, either as a customer or as a supplier of Robotron.

With the following information we provide to you an overview of the processing of your personal data by Robotron, and of your statutory rights. Robotron is obliged to provide this information (Art. 13, 14 General Data Protection Regulation – GDPR).

We ask you to make this information available to those of your employees who are affected by the processing of the personal data.

Please scroll down for the information in English language.

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1 Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist:

Robotron Datenbank-Software GmbH
Stuttgarter Straße 29
01189 Dresden

Tel.: 0351 25859-0
E-Mail: info@robotron.de

 

2 Datenschutzbeauftragter

Sie erreichen den Datenschutzbeauftragten der Robotron Datenbank-Software GmbH wie folgt:

Robotron Datenbank-Software GmbH
Datenschutzbeauftragter
Stuttgarter Straße 29
01189 Dresden

Tel.: 0351/25859-2543
E-Mail: datenschutz(at)robotron(dot)de

 

3 Zweck und Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten

3.1 Kategorien personenbezogener Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, welche wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehungen von unseren Geschäftspartnern erhalten. Einschlägige personenbezogene Daten sind hierbei insbesondere: Name, Adresse, Kommunikations- und Kontaktdaten, Kunden-/Lieferantennummer, Bankverbindung, Steuer-Nummer/USt-Id., Zahlungsinformationen etc. Gegebenenfalls verarbeiten wir auch Daten, welche wir aus öffentlich zugänglichen Quellen entnehmen (z.B. Handelsregister, Presse, Internet) bzw. zulässigerweise von einem Dritten erhalten (z.B. Wirtschaftsauskunft o.ä.).

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Datenschutzbestimmungen, insbesondere für die folgenden Zwecke und aufgrund der folgenden Rechtsgrundlagen:

 

3.2 Datenverarbeitung zum Zweck der Vertragserfüllung

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt, da dies zur Erfüllung des bestehenden Vertragsverhältnisses zwischen Ihnen und Robotron (d.h. Vertragsanbahnung, vorvertragliche Maßnahmen, Vertragsabschluss, Vertragsdurchführung, Beendigung und Abwicklung des Vertragsverhältnisses) erforderlich ist.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten folgt aus Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO.

 

3.3 Datenverarbeitung aufgrund rechtlicher Verpflichtung

Robotron darf Ihre personenbezogenen Daten auch dann verarbeiten, wenn dies zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist. Robotron unterliegt hierbei einer Reihe von gesetzlichen Verpflichtungen. Dies gilt insbesondere für die Speicherung bzw. Aufbewahrung für die Dauer von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Weiterhin gilt dies insbesondere für steuerrechtliche Verpflichtungen.

Die Rechtsgrundlage folgt aus Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO.

 

3.4 Datenverarbeitung aufgrund berechtigten Interesses

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist auch zulässig, wenn dies zur Wahrung der berechtigten Interessen von Robotron erforderlich ist. Einschlägig sind hier insbesondere vorrangige Sicherheitsinteressen von Robotron, bzw. vorrangige Interessen an der sicheren und effizienten Gestaltung erforderlicher Geschäftsabläufe. In Betracht kommen weiterhin Maßnahmen zur Verbesserung der Produkt- und Servicequalität oder die Zurverfügungstellung von relevanten Informationen zu Produkten oder Marktentwicklungen, bei denen wir von einem Interesse Ihrerseits ausgehen können, oder Maßnahmen zur Optimierung unserer Geschäftsprozesse. Weiter kommt hier die Geltendmachung rechtlicher Ansprüche bzw. die Verteidigung bei rechtlichen Auseinandersetzungen in Betracht. Hierbei erfolgt die Verarbeitung nur, soweit Ihre Interessen oder Rechte nicht überwiegen.

Die Rechtsgrundlage der Verarbeitung folgt hierbei aus Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.

 

3.5 Datenverarbeitung aufgrund einer Einwilligung

Vereinzelt verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auch auf Grundlage einer von Ihnen erteilten Einwilligung. Dies betrifft Daten, welche grundsätzlich nicht für die Vertragserfüllung erforderlich sind, oder für die keine sonstige Rechtsgrundlage einschlägig ist. Die Zwecke der Verarbeitung werden Ihnen jeweils im Vorfeld der Einwilligungserteilung mitgeteilt.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist in diesem Fall Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO.

 

4 Empfänger der personenbezogenen Daten

Ihre personenbezogenen Daten sind grundsätzlich nur unternehmensinternen Empfängern zugänglich, soweit diese in die Geschäftsbeziehung, Leistungserbringung bzw. Vertragsdurchführung einbezogen sind. Die Zugriffs- bzw. Nutzungsberechtigung folgt hier jeweils den konkreten objektiven Erforderlichkeiten.

Zur Durchführung der vorbezeichneten Zwecke sowie je nach Erforderlichkeit im Rahmen der Geschäftsbeziehung, oder zur Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Verpflichtungen, kann eine Übermittlung der hierfür erforderlichen personenbezogenen Daten an externe Empfänger erforderlich sein. Dies betrifft insbesondere die Einbeziehung von weiteren Vertragspartnern, z.B. Unterauftragnehmern, Dienstleister und Erfüllungsgehilfen, oder Kunden, ferner eine Übermittlung der jeweils einschlägigen personenbezogenen Daten an Finanzämter, Behörden, Kreditinstitute, etc. In Betracht kommen hier bei einer Beratung in bestimmten Fällen z.B. auch Wirtschaftsprüfer oder Rechtsanwälte.

Bei einer Übermittlung personenbezogener Daten werden bestehende Vertraulichkeitsverpflichtungen selbstverständlich stets beachtet.

 

5 Dauer der Speicherung

Die Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten richtet sich nach dem jeweiligen legitimen Verarbeitungszweck. Ihre Daten werden ab dem Zeitpunkt der Erhebung bzw. Mitteilung gespeichert. Die Speicherung bzw. Verarbeitung erfolgt, solange dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist. Ihre Daten werden spätestens dann gelöscht, wenn die Geschäftsbeziehung mit Ihnen beendet ist, keine gegenseitigen Ansprüche mehr bestehen bzw. solche verjährt sind, und keine anderweitigen Rechtsgrundlagen für die Speicherung bzw. Verarbeitung mehr bestehen. Insbesondere erfolgt die Speicherung stets noch für die Dauer eventuell geltender gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (insbesondere nach Handelsgesetzbuch – HGB und Abgabenordnung – AO).

 

6 Ihre Rechte

Bei Fragen oder Anliegen zum Datenschutz können Sie sich jederzeit mit Robotron in Verbindung setzen. Robotron wird sich Ihrem Anliegen schnell und mit dem Ziel einer Ihren Interessen und Rechten gerecht werdenden Lösung annehmen. Für Fragen und Anliegen steht Ihnen auch der Robotron-Datenschutzbeauftragte zur Verfügung.

Sie haben insbesondere folgende gesetzlichen Rechte gegenüber Robotron:

 

a) Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO)

Sie haben das Recht, von Robotron Auskunft über die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zu verlangen. In diesem Fall können Sie von Robotron bestimmte Informationen sowie eine Kopie der betreffenden personenbezogenen Daten verlangen.

 

b) Recht auf Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten (Art. 16 DSGVO)

Sie haben das Recht, von Robotron die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten, bzw. die Vervollständigung unvollständiger Daten, zu verlangen.

 

c) Recht auf Löschung personenbezogener Daten (Art. 17 DSGVO)

Sie haben das Recht, die Löschung Sie betreffender personenbezogener Daten zu verlangen. Dies gilt im Wesentlichen nur bei Nichtvorliegen bzw. Wegfall von bisherigen legitimen Verarbeitungsgründen, bzw. soweit keine gesetzlichen Ausnahmen vorliegen, welche einer Löschung entgegenstehen.


d) Recht auf Einschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten (Art. 18 DSGVO)

Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie die Einschränkung der Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten verlangen. Dies ist an konkrete gesetzliche Fälle geknüpft und bewirkt, dass eine weitere Verarbeitung (ggf. vorübergehend) nur eingeschränkt möglich ist.

 

e) Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

In Fällen, in denen die Verarbeitung der personenbezogenen Daten auf einer Einwilligung beruht sowie mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt, können Sie verlangen, die von Ihnen bereitgestellten Daten in elektronischem Format zu erhalten, um sie einer anderen Stelle zu übermitteln.

 

f) Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten (Art. 21 DSGVO)

Das Widerspruchsrecht betrifft Fälle, bei denen die Datenverarbeitung zur Wahrung bestimmter berechtigter Interessen von Robotron erfolgt, oder zur Direktwerbung. Hier ist bei Ausübung des Widerspruchsrechts eine besondere Interessenabwägung durchzuführen.

 

Details zu den Rechten ergeben sich aus der jeweiligen gesetzlichen Regelung. Teilweise ergeben sich aus dem Gesetz Ausnahmen, so dass die genannten Rechte nicht immer vollumfänglich bestehen.

 

g) Recht auf Widerruf einer Einwilligung

Soweit Sie uns Ihre Einwilligung zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten erteilt haben, haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Hierbei wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

 

h) Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Schließlich steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der für Robotron zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde (zuständig ist der Sächsische Datenschutzbeauftragte) zu.

 

7 Bereitstellung personenbezogener Daten

Überwiegend sind die jeweiligen personenbezogenen Daten im Rahmen der Geschäftsbeziehung erforderlich, um das bestehende Vertragsverhältnis ordnungsgemäß durchzuführen, oder weil berechtigte Interessen von Robotron dies erfordern. Teilweise ist Robotron auch rechtlich verpflichtet, bestimmte personenbezogene Daten von Ihnen zu erheben. In beiden Fällen sind Sie verpflichtet, Robotron diese personenbezogenen Daten bereitzustellen.

Eine Ausnahme gilt nur für solche personenbezogenen Daten, die rein freiwillig aufgrund einer von Ihnen erteilten Einwilligung verarbeitet werden, ohne dass ein anderer verpflichtender Verarbeitungsgrund vorliegt.

Soweit eine Verpflichtung zur Bereitstellung der betreffenden personenbezogenen Daten besteht, kann eine Nichtbereitstellung die Vertragsdurchführung beeinträchtigen. Hierdurch kann Robotron an der ordnungsgemäßen Vertragserfüllung gehindert sein. Gegebenenfalls kann ein Vertragsabschluss in solch einem Fall nicht erfolgen, bzw. kann das Vertragsverhältnis unter Umständen nicht fortgeführt werden.


1 Controller

The Controller who is responsible for the processing of personal data is:

Robotron Datenbank-Software GmbH
Stuttgarter Straße 29
01189 Dresden

Tel.: +49 351 25859-0
E-Mail: info(at)robotron(dot)de

 

2 Data Protection Officer

You may contact the Data Protection Officer of Robotron Datenbank-Software GmbH as follows:

Robotron Datenbank-Software GmbH
Datenschutzbeauftragter / Data Protection Officer
Stuttgarter Straße 29
01189 Dresden
Germany

Tel.: +49 351 25859-2543
E-Mail: datenschutz(at)robotron(dot)de

 

3 Purposes and legal basis of the processing of personal data

3.1 Categories of personal data

We process personal data which we receive from our business partners within our business relationship. Relevant personal data is in particular: name, address, communication and contact data, customer/supplier number, bank details, tax/VAT ID number, payment information etc. Where applicable, we may also process data obtained from public sources (e.g. commercial registers, press, internet) and/or which we lawfully obtain from third parties (e.g. credit bureau etc.).

Any processing of personal data will observe the statutory data protection provisions. In particular, the following purposes and legal bases apply:

 

3.2 Processing of data for performance of a contract

Personal data is processed because it is necessary for the performance of a contract which is in place between you and Robotron (i.e. initiation of contract, pre-contractual measures, conclusion and performance of contract, or termination of contract).

The legal basis for the processing of personal data is Art. 6 (1) lit. b) GDPR.

 

3.3 Data processing for compliance with legal obligation

Robotron may also process your personal data where it is necessary for compliance with a legal obligation to which Robotron is a subject. In this respect, Robotron is subject to several legal obligations. This applies in particular to the storage or retention of data for the duration of statutory retention obligations. Also, particular tax obligations may apply.

The legal basis is Art. 6 (1) lit. c) GDPR.

 

3.4 Data processing for legitimate interests

The processing of your personal data is also lawful where it is necessary for the purposes of the legitimate interests pursued by Robotron. Such interests may in particular be security interests of Robotron, or the interest in secure and efficient business processes. Further, measures for improvement of product and service quality, or the provision of relevant information on products or market developments, where Robotron may assume your interest, or measures for optimizing our business processes may apply to this purpose. Also, the enforcement of legal rights, or the defence in legal disputes, may apply. Robotron will process data only insofar as Robotron´s interests are not overridden by your interests and rights.

The legal basis for processing is Art. 6 (1) lit. f) GDPR.

 

3.5 Data processing based on consent

Where applicable, we may also process your personal data on the basis of a consent given by you. This applies to data which is not necessary for contract performance, or contract preparation, or where no other legal basis applies. We will inform you about the particular purposes prior to your consent.

In this case, the legal basis for processing is Art. 6 (1) lit. a) GDPR.

 

4 Recipients of personal data

As a general principle, your personal data will only be available to internal recipients, insofar as they are involved in the business relationship, service provision, or contract performance. The access and usage rights will be determined by the particular objective requirements.

For performance of the purposes described above, and/or as required within the business relationship, or for compliance with contractual or legal obligations, a transfer of relevant personal data to external recipients may be required. This may in particular apply to the involvement of further contractual partners, e.g. subcontractors, vendors, or customers, further to a transfer of relevant personal data to tax offices, authorities, banks, etc. This may also apply in cases of external advice, e.g. by financial auditors or attorneys.

Where personal data is transferred, any existing confidentiality obligations will be observed.

 

5 Storage period

The period of storage of personal data will be determined according to the particular legitimate purpose of processing. Your data will be stored from the time of collection or provision. The storage and processing will be carried out as long as it is required for the particular purposes. Your data will be deleted upon termination of the business relationship with you, and when there are no more mutual claims, or such claims have become time-barred, and insofar as there is no other legal basis for storage and/or processing. In particular, data will always be stored for the duration of statutory retention periods (in particular according to the German Commercial Code [Handelsgesetzbuch – HGB] or German Tax Code [Abgabenordnung – AO]).

 

6 Your rights

In case of questions or requests regarding data protection, you may at any time contact Robotron. Robotron will quickly work to solve your request in order to find a solution that fully satisfies your interests and rights. For any concerns, you may also contact the Robotron Data Protection Officer.

The persons affected by the processing of personal data have in particular the following statutory rights:

 

a) Right of access to personal data (Art. 15 GDPR)

You have the right to obtain from Robotron confirmation as to whether or not personal data concerning you is processed. In this case, you can request from Robotron particular information, as well as a copy of the respective personal data.

 

b) Right to rectification of inaccurate personal data (Art. 16 GDPR)

You have the right to obtain from Robotron the rectification of inaccurate personal data concerning you, and/or the completion of incomplete personal data.

 

c) Right to erasure of personal data (Art. 17 GDPR)

You have the right to obtain from Robotron the erasure of personal data concerning you. This applies in general only where no legitimate legal basis for processing exists (any more), and where there are no statutory exceptions that exclude an erasure.

 

d) Right to restriction of processing of personal data (Art. 18 GDPR)

Under certain circumstances you may have the right to obtain from Robotron the restriction of processing of personal data concerning you. This applies to specific statutory cases; as a consequence a further processing will (temporarily or perpetually, as applicable) be subject to particular restrictions.

 

e) Right to data portability (Art. 20 GDPR)

In cases where the processing of personal data is based on a consent and is carried out by automated means, you may request to receive the personal data which you have provided in electronic format, in order to enable you to transfer this data to another controller.

 

f) Right to object against processing of personal data (Art. 21 GDPR)

The right to object applies in cases where the processing of personal data is carried out for the purpose of legitimate interests pursued by Robotron, or for direct marketing. As a consequence, a particular balancing of interests must be carried out.

 

For further details regarding the described rights please refer to the particular statutory provisions. There may also apply exceptions deriving from the statutory provisions, so that the described rights may not always fully apply.

 

g) Right to withdraw consent

Where you have given your consent to the processing of personal data, you have the right to withdraw your consent at any time. The lawfulness of processing based on consent before its withdrawal is not affected.

 

h) Right to lodge complaint with supervisory authority

Finally, you also have the right to lodge a complaint with a supervisory authority (responsible for Robotron is the Data Protection Officer for the Free State of Saxony).

 

7 Provision of personal data

In most cases, the particular personal data is required within the business relationship in order to properly perform the contractual relationship, or the data is required for legitimate interests of Robotron, or Robotron is legally obliged to collect particular personal data from you. In these cases you are obliged to provide this personal data to Robotron.

An exception will apply to such personal data that was willingly provided based on your consent, and where no other legal basis applies.

Insofar as you are obliged to provide the particular personal data, a non-provision may impair the contract performance. Through this, Robotron may be unable to properly fulfil the contract. In such a case, the conclusion of a contract may not be possible, or the contract may not be continued.